Guía paso a paso para el control de cambios en word y google docs para trabajos en equipo
El control de cambios es una herramienta fundamental para el trabajo en equipo en documentos, ya que permite ver las modificaciones realizadas por cada colaborador, aceptarlas o rechazarlas, y añadir comentarios. Aquí tienes una guía paso a paso para Microsoft Word y Google Docs:
Guía Paso a Paso para el Control de Cambios en Trabajos en Equipo
I. Microsoft Word
Microsoft Word llama a esta función «Control de Cambios» (Track Changes).
A. Activar el Control de Cambios:
Abrir el documento: Abre el archivo de Word en el que deseas colaborar.
Ir a la pestaña «Revisar»: En la cinta de opciones superior, haz clic en la pestaña «Revisar».
Activar «Control de Cambios»:
En el grupo «Seguimiento», haz clic en el botón grande que dice «Control de Cambios».
El botón se iluminará o cambiará de color, indicando que la función está activa. A partir de este momento, todas las ediciones (texto añadido, eliminado, formato cambiado) se registrarán.
B. Cómo se Muestran los Cambios:
Inserciones: El texto añadido suele aparecer de un color diferente (a menudo rojo) y subrayado.
Eliminaciones: El texto eliminado puede aparecer tachado o en un globo al margen.
Cambios de formato: Se indica en un globo al margen describiendo el cambio (ej. «Formato: Negrita»).
Comentarios: Pequeños globos o iconos en el margen derecho indican comentarios. Al hacer clic, se expande el comentario.
C. Revisar y Gestionar Cambios:
Visualización de Cambios:
En la pestaña «Revisar», en el grupo «Seguimiento», puedes elegir cómo ver los cambios:
Todas las revisiones: Muestra todos los cambios directamente en el texto y en los márgenes. Es la más útil para revisar.
Revisiones simples: Muestra una línea roja en el margen izquierdo donde se han hecho cambios. Al hacer clic en la línea, se muestran los cambios detallados.
Sin revisión: Muestra el documento como si todos los cambios hubieran sido aceptados (útil para ver el resultado final provisionalmente).
Original: Muestra el documento antes de que se realizaran los cambios.
Navegar por los Cambios:
En la pestaña «Revisar», grupo «Cambios», utiliza los botones «Anterior» y «Siguiente» para saltar de un cambio a otro.
Aceptar o Rechazar Cambios:
Cambio individual: Coloca el cursor sobre el cambio o selecciónalo. En el grupo «Cambios», haz clic en «Aceptar» (para incorporar el cambio) o «Rechazar» (para descartarlo).
Todos los cambios en el documento:
Haz clic en la flecha desplegable debajo de «Aceptar» y selecciona «Aceptar todos los cambios».
Haz clic en la flecha desplegable debajo de «Rechazar» y selecciona «Rechazar todos los cambios».
Aceptar/Rechazar y pasar al siguiente: Estas opciones también están disponibles para agilizar la revisión.
D. Añadir y Gestionar Comentarios:
Añadir un comentario:
Selecciona el texto al que quieres hacer referencia o simplemente coloca el cursor donde quieres que aparezca el comentario.
En la pestaña «Revisar», grupo «Comentarios», haz clic en «Nuevo comentario».
Escribe tu comentario en el globo que aparece en el margen.
Responder a comentarios: Haz clic en el botón «Responder» dentro del globo del comentario.
Resolver comentarios: Una vez que un comentario ha sido abordado, puedes marcarlo como «Resuelto». Esto lo atenúa visualmente, pero no lo elimina.
Eliminar comentarios: Haz clic en el comentario y luego en «Eliminar» en el grupo «Comentarios», o haz clic derecho en el comentario y selecciona «Eliminar comentario».
E. Quién Hizo Qué:
Word generalmente muestra las iniciales o el nombre del autor de cada cambio o comentario, especialmente si diferentes usuarios han trabajado en el documento con sus respectivas licencias de Office. Puedes pasar el cursor sobre un cambio para ver más detalles.
F. Antes de Finalizar:
Asegúrate de haber revisado y aceptado/rechazado todos los cambios.
Considera guardar una versión con los cambios visibles y otra versión «limpia» con todos los cambios aceptados.
Para quitar toda la información de seguimiento, después de aceptar/rechazar todo, desactiva el «Control de Cambios».
II. Google Docs
Google Docs maneja el control de cambios a través de «Modos» de edición, principalmente el modo «Sugerencias».
A. Activar el Modo «Sugerencias»:
Abrir el documento: Abre el archivo de Google Docs en el que deseas colaborar.
Cambiar al modo «Sugerencias»:
En la esquina superior derecha de la barra de herramientas (debajo del botón «Compartir»), verás un icono de un lápiz (Modo Edición) por defecto.
Haz clic en este icono (o la flecha desplegable a su lado).
Selecciona «Sugerencias» (icono de un globo de diálogo con un signo más).
A partir de este momento, todas las ediciones que hagas no se aplicarán directamente, sino que se registrarán como sugerencias.
B. Cómo se Muestran las Sugerencias:
Inserciones: El texto añadido aparece de un color diferente (generalmente verde por defecto) y se muestra un cuadro de comentario en el margen derecho detallando la sugerencia (ej. «Añadir: [texto añadido]»).
Eliminaciones: El texto eliminado aparece tachado (generalmente en el mismo color verde) y se muestra un cuadro de comentario en el margen derecho (ej. «Eliminar: [texto eliminado]»).
Cambios de formato: Se indican como un comentario en el margen derecho.
Comentarios directos: Se pueden añadir sin necesidad de hacer una sugerencia de edición.
C. Revisar y Gestionar Sugerencias:
Visualización de Sugerencias:
Las sugerencias aparecen automáticamente en el margen derecho como cuadros de diálogo.
Cada sugerencia tendrá el nombre del autor y la hora.
Navegar por las Sugerencias:
Puedes desplazarte por el documento y ver las sugerencias en el margen.
Google Docs no tiene botones «Anterior/Siguiente» tan prominentes como Word para sugerencias específicas, pero puedes usar el historial de comentarios y sugerencias.
Aceptar o Rechazar Sugerencias:
Sugerencia individual: En el cuadro de la sugerencia en el margen derecho, verás dos botones:
Una marca de verificación (?) para «Aceptar sugerencia».
Una equis (X) para «Rechazar sugerencia».
Todas las sugerencias:
Ve a «Herramientas» > «Revisar cambios sugeridos».
Se abrirá un cuadro en la esquina superior derecha con un resumen de las sugerencias. Desde aquí puedes:
«Aceptar todas».
«Rechazar todas».
Revisar cada una individualmente usando las flechas arriba/abajo en este cuadro.
D. Añadir y Gestionar Comentarios (distinto de las sugerencias de edición):
Añadir un comentario:
Selecciona el texto sobre el que quieres comentar.
Haz clic en el icono «+» que aparece en el margen derecho o ve a «Insertar» > «Comentario» (o usa el atajo Ctrl+Alt+M / Cmd+Opt+M).
Escribe tu comentario y haz clic en «Comentar».
Responder a comentarios: Escribe en el campo «Responder…» debajo del comentario. Puedes usar «@» seguido del nombre o correo de un colaborador para notificarle.
Resolver comentarios: Haz clic en el botón azul «Resolver» en el comentario. Esto lo oculta de la vista principal pero lo guarda en el historial de comentarios.
Reabrir o eliminar comentarios: Los comentarios resueltos se pueden reabrir o eliminar desde el historial de comentarios (icono de globo de diálogo cerca del botón «Compartir»).
E. Quién Hizo Qué:
Google Docs es inherentemente colaborativo y siempre muestra el nombre y, a menudo, la foto de perfil del usuario que hizo cada sugerencia o comentario.
F. Historial de Versiones (muy potente en Google Docs):
Google Docs guarda automáticamente un historial detallado de todas las versiones del documento.
Ve a «Archivo» > «Historial de versiones» > «Ver el historial de versiones».
Podrás ver quién hizo qué cambios y cuándo, y restaurar versiones anteriores si es necesario. Esta es una capa adicional de control además de las sugerencias.
G. Antes de Finalizar:
Asegúrate de que todas las sugerencias hayan sido aceptadas o rechazadas.
Los comentarios resueltos pueden dejarse así o eliminarse si ya no son necesarios.
Una vez que todo esté aceptado/rechazado, puedes cambiar de nuevo al modo «Edición» si lo deseas.
III. Buenas Prácticas Generales para el Trabajo en Equipo con Control de Cambios:
Comunicación Clara: Antes de empezar, acuerden cómo usarán el control de cambios/sugerencias. ¿Quién tiene la autoridad final para aceptar/rechazar?
Comentarios Explicativos: No te limites a hacer cambios. Usa los comentarios para explicar por qué haces una sugerencia, especialmente si es sustancial o podría ser controversial.
Revisiones Periódicas: No dejes que se acumulen demasiados cambios sin revisar. Establece momentos para revisar y consolidar.
Un Revisor Principal (Opcional pero Recomendado): Para documentos complejos o equipos grandes, puede ser útil designar a una persona como el «integrador» final que revisa y acepta/rechaza los cambios para asegurar consistencia.
Guardar Versiones (Especialmente en Word): Aunque Word tiene autoguardado, considera guardar manualmente versiones importantes (ej., «Documento_v1_revisado», «Documento_v2_con_cambios_integrados»). Google Docs lo hace automáticamente.
Sé Constructivo: La crítica debe ser sobre el texto, no sobre la persona. El objetivo es mejorar el documento.